庶務規程
定款第1、2章≫第3、4章≫第5、6章≫第7、8章≫第9、10、11章≫会員資格規程≫役員選任規程≫運営規程≫褒賞表彰規程≫特定費用準備金等取扱規則
庶務規程
第1章 総則
（目的）
第1条 本規程は公益社団法人さぬき青年会議所（以下「会議所」という）運営を円滑にし、その日的達成を容易ならしめるため、事務局、庶務、会計経理慶弔及び旅費等に関する事項を規程するものである。
第2章 事務局
（事務局）
第2条 事務局には事務局長1名、財務局長1名、財務局次長1名及び事務局員若干名を置く。
2 事務局長は事務局を統轄管理する。
3 事務局員は事務局長の指示を受けて事務を処理する。
（事務）
第3条 事務局においては、庶務事務と会計経理事務を分掌する。
2 庶務事務は次に掲げるものである。
（1）定款そのほか諸規程に関する事項
（2）諸会議に関する事項
（3）機密及び秘書事務に関する事項
（4）文書の収受、発送、整理、保管に関する事項
（5）浄書、印刷に関する事項
（6）事務報告、そのほかの諸報告並びに諸記録に関する事項
（7）慶弔儀礼及び交際に関する事項
（8）各委員会の連絡調整に関する事項
（9）公益社団法人日本青年会議所、地区及びブロック協議会並びに各地青年会議所との連絡調整に関する事項
（10）官公庁及び経済諸団体との連絡調整に関する事項
（11）会員台帳の整理及び管理に関する事項
（12）図書資料及び物品の購入、整理及び保管に関する事項
（13）そのほか庶務事務に関する事項
3 会計経理事務は次に掲げるものである。
（1）会費及び諸経費徴収に関する事項
（2）経費の収支予算及び決算に関する事頂
（3）現金、預金及び有価証券の出納並びに保管に関する事項
（4）物品の購入、出納、保管及び処分に関する事項
（5）財産の管理及び処分に関する事項
（6）会計帳簿の整理及び保管に関する事項
（7）そのほか、会計経理事務に関する事項
（文書）
第4条 会計年度毎に次の分類に従い文書を整理及び保存しなければならない。
(1) 会議所の定款並びに諸規程 永久保存
(2) 総会及び理事会の議事録 永久保存
(3) 会議所内部の文書 10年間保存
(4) 公益社団法人日本青年会議所及び他青年会議所関係の文書綴り 5年間保存
(5) 会議所会報綴り 5年間保存
(6) 事務局日誌 3年間保存
(7) 受発信簿 3年間保存
(8) 前号に属さない文書 3年間保存
（管理）
第5条 事務局長は備品台帳を整理し、出入を記載し備品を完全に管理しなければならない。
第3章 文書事務
（文書提出）
第6条 文書は総て、担当委員会において所定の用紙に立案し当該委員長、副理事長並びに専務理事を経て、理事会の決裁を受けて施行する。
2 あらかじめ副理事長並びに委員長または事務局長に委任されたそのものについては、その決裁により処理することができる。
3 他の委員会に関係するものについては、当該委員会と合議の上、前項の手続きをとる。
（到着文書）
第7条 到着文書は、総て事務局で収受し、文書受信簿に記載しなければならない。
2 文書には余白に受信番号、年月日及び閲覧印そのほか必要事項を記載し、事務局長、専務理事及び当該委員長にすみやかに配布する。
3 文書に金券、切手又は物品等を添付したものがあれば、その旨文書収受簿に併記し、前項の手続きをとる。
4 各委員長は、文書の配布を受けたときはすみやかに処理するものとする。
（発送文書）
第8条 決裁を得た発送文書の成案は、文書発送簿に発信番号宛名及び件名を記載した上これを浄書、印刷し、当該発信者印を捺印し直ちに発送する。
2 発送文書は理事長名、又は理事長及び担当委員長の連名をもってすることを原則とする。
（完結文書）
第9条 完結文書は、種別分類の上、完結月日の順にファイルし、事務局に保存する。
第4章 会計経理事務
（諸帳簿）
第10条 会議所の会計に用いる諸帳簿は次の通りとする。
（1）帳簿
総勘定元帳、現預金出納長、会費徴収簿及び補助簿
（2）決算書類及び諸表
収支決算書、事業報告書、監査報告書及び財産目録等
（3）伝票
入金伝票、出金伝票、振替伝票
（出納）
第11条 金銭の出納は財務局長が責任管理し、次の証憑を揃えて起票し、期日順に整理するものとする。
（1）収支については、発行した領収書控
（2）支出については、受領した領収書
（3）領収書徴収不能のものについては受領不能理由を記載した支払証明書
2 出納はつとめて銀行の普通及び当座預金口座によって処理し口座名義は財務局長とし、理事長印を使用する。
（予算執行）
第12条 予算執行は、単位事業毎に収支予算計画書を作成し、総会の承認を以って担当委員長の責任において行うものとする。
2 執行に当たっては、計画を綿密にたて、冗費をはぶき、効果的に運用することに努めること。
3 単位事業が完了したときは、すみやかに収支決算書を作成し証憑及び関係書類を揃え捺印の上、理事長に提出しなければならない。
4 経費の支払は、請求書又は支払依頼書により行うものとする。
（会費等の徴収）
第13条 会費等の徴収は、所定銀行の自動口座振替により行う。
2 納期限後1ケ月を経て、なお未納のもののある場合は、督促状を発する。
（支払）
第14条 特に即時支払を要するものの外は、毎月末日に請求書の受付を締切り翌月10日をもって支払うものとする。支払日が休日に当たるときは、後日にする。
（決算）
第15条 財務局長は決算にあたって前払費用、未収金、未払金等を整理し、仮払勘定原則としておのおの担当の科目に振替関係帳簿を照合、かつ整理し、銀行預金残高証明等、証拠書類を整えなければならない。
（会計諸帳簿）
第16条 会計諸帳簿は次の区分に従い保存するものとする。
（1）決算書類 永久保存
（2）その他会計書類 5年間保存
第5章 慶弔
（慶弔）
第17条 会員の慶弔に関しては次の基準により慶弔慰金、もしくは記念品を送る。
（ただし火急の場合には、理事長が決定する。）
（1）会員死亡
（イ）生花又は、花輪一対及び香典（30,000円の範囲内において）
（ロ）弔電
（2）会員配偶者及び両親、子女の死亡
（イ）花輪一対及び香典 （15,000円）
（3）会員の結婚 （10,000円）
（4）会員の病気（入院15日以上）（10,000円）
（5）会員の子供誕生 （5,000円）
（6）そのほか、理事会の決定により贈ることができる。
（事務局職員）
第18条 理事長が命じた事務局員の出張に際しては、旅費、宿泊費の実費とそのほか必要と認めた費用を支給する。
第6章 雑則
（細則）
第19条 本規定の施行に関する細則は理事会の決議をもって定める。
附 則
本規程は平成10年7月14日より施行する。
本規程は平成11年1月25日より施行する。
本規程は平成12年1月24日より施行する。
本規程は平成13年1月17日より施行する。
本規程は平成14年1月21日より施行する。
本規程は平成15年1月20日より施行する。
本規程は平成15年8月4日より施行する。
本規程は平成16年1月19日より施行する。
本規程は平成17年1月17日より施行する。
本規程は平成18年1月16日より施行する。
本規程は平成19年1月15日より施行する。
本規程は平成20年1月15日より施行する。
本規程は平成21年1月19日より施行する。
本規程は平成22年1月18日より施行する。
本規程は平成23年1月17日より施行する。
本規程は平成24年1月16日より施行する。
 |
PDFファイルをご覧いただくにはAcrobat Reader が必要です。左アイコンをクリックしてダウンロードしてください。 ※Acrobat Reader最新版のダウンロードを推奨いたします。最新版ではない場合、掲載されている情報の確認はできますが、一部の機能に制限が発生してしまう場合がございます。 |
 |
当コンテンツをご利用いただくにはAdobe Flash Playerが必要です。左アイコンをクリックしてダウンロードしてください。 ※Adobe Flash Player最新版のダウンロードを推奨いたします。最新版ではない場合、掲載されている情報の確認はできますが、一部の機能に制限が発生してしまう場合がございます。 |